Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Fahrtkosten für eine Geschäftsreise steuerfrei erstatten. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer dafür eine Monatsfahrkarte einsetzt, die er privat erworben hat.
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Kosten des Monatstickets ganz oder teilweise steuerfrei erstatten, wenn er dabei den Wert der ersparten Einzeltickets zugrunde legt, die im Gültigkeitszeitraum der Monatskarte durch die dienstliche Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel entstanden wären (Erlass des Finanzministeriums Berlin vom 27.6.2016, ESt-Nr. 353).
Bei Einsatz der Monatsfahrkarte kann die Abrechnung wie folgt vorgenommen werden: Es ist festzustellen, wie hoch die Kosten für Einzelfahrscheine sind.
Die Summe der Aufwendungen für Einzeltickets können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, soweit die Aufwendungen für das Monatsticket nicht überschritten werden.
Erstattungen, die über die Kosten für ein Monatsticket hinausgehen, sind als Arbeitslohn zu erfassen und der Lohnsteuer zu unterwerfen. Ob und in welchem Umfang das Monatsticket für andere Fahrten genutzt wurde, spielt keine Rolle.
Tipp: Erhält der Arbeitnehmer eine Jahreskarte, fließt ihm der geldwerte Vorteil im Zeitpunkt der Übergabe zu, sodass die 44 Euro-Grenze überschritten wird. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer auch pauschal mit 15 Prozent versteuern, wenn es sich bei der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet.
